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Die Phantomfalle bei der Betriebsprüfung; es drohen Nachzahlungen von Sozialversicherungsbeiträgen

Essen, 19.02.2021

Sehr geehrte Damen und Herren,

aus gegebenem Anlass möchten wir Ihre Aufmerksamkeit noch einmal auf ein wichtiges Thema lenken, in dem viel Sprengstoff steckt: Den Phantomlohn.

Zur Erinnerung: Dieser etwas sperrige Begriff bezeichnet die Herausforderung, beim Berechnen von Steuern und Abgaben zwischen gezahltem und geschuldetem Lohn zu unterscheiden, denn:

• die abzuführenden Steuern ergeben sich nur aus dem Geld, das dem Mitarbeiter tatsächlich zufließt,

• die abzuführenden Beiträge zur Sozialversicherung jedoch ergeben sich aus dem Geld, das ihm aufgrund gesetzlicher oder tariflicher Regelungen grundsätzlich zusteht. Und zwar selbst dann, wenn er diesen Betrag gar nicht voll erhält. Dann muss der Arbeitgeber die Sozialabgaben auf einen gar nicht gezahlten, also Phantomlohn, an Rentenversicherung und Krankenkasse überweisen.

Dabei hat er sowohl den Arbeitgeber- wie auch den Arbeitnehmeranteil zu tragen - zahlt er nicht, droht ihm möglicherweise sogar ein Strafverfahren.

Schlägt der Minijob wegen Überschreitung der Verdienstgrenze fehl, führt dies zu einer Lohnsteuerpflicht für den gesamten Arbeitslohn (Anmeldung und Abführung an das Finanzamt). Soll heißen: verdient der Minijobber regelmäßig über 450 Euro im Monat, ist die Beschäftigung kein Minijob mehr, sondern sozialversicherungspflichtig. Dies gilt ab dem Tag, an dem der Arbeitgeber erkennen kann, dass der Minijobber aufgrund des vorhersehbaren höheren Verdienstes mehr als 5.400 Euro im Jahr verdienen wird.

Insbesondere passieren können folgenschwere Fehler bei der Lohnfortzahlung im Krankheitsfall, beim Urlaubsgeld, bei Teilzeitarbeitern sowie bei Minijobs.

Die häufigsten Phantomlohnfallen sind u. a. Folgende:

• zu geringe Urlaubsentgelte: Jeder Arbeitnehmer – auch der Minijobber – hat Anspruch auf einen vertraglichen, mindestens den gesetzlichen, Urlaub. Während des Urlaubs wird an den Arbeitnehmer das Urlaubsentgelt, berechnet aus dem durchschnittlichen Arbeitsverdienst der letzten 13 Wochen vor Urlaubsbeginn, gezahlt. Zum Arbeitsverdienst gehören auch bspw. Zulagen (Schmutz-, Gefahren-, Nachtzuschläge) mit Bezug zur Arbeitsleistung sowie Vergütungen für Bereitschaftsdienst und Rufbereitschaft. Wer die Zulagen vergisst, produziert Phantomlohn.

• Entgeltfortzahlung bei Krankheit und Feiertagen: Arbeitnehmer haben im Krankheitsfall Anspruch auf Entgeltfortzahlung in Höhe des Gehalts, welches sie bei „tatsächlicher Arbeitsleistung“ erhalten hätten. Die Berechnung der Lohnfortzahlung basiert auf der Vergütung der letzten zwölf Monate, inklusive Zuschläge für Sonntags-, Feiertags- und Nachtarbeit sowie Prämien, Provisionen, Sachbezüge. Auch hier entsteht durch falsche Berechnungen leicht Phantomlohn.
• Mindestlohn: Welche Entgeltbestandteile dem Bruttolohn je Zeitstunde nach dem Mindestlohngesetz zuzuordnen sind oder nicht, ist im Einzelfall schwer zu beurteilen. Die zutreffende Einordnung von auf den Mindestlohn anrechenbarer Leistungen ist dadurch besonders risikoreich!

Daher sollten Sie mit uns gemeinsam prüfen, ob Ihnen versehentlich bei der Lohnberechnung Fehler unterlaufen sind. Die lassen sich zwar nicht ungeschehen machen, (selbst ein rückwirkender Verzicht der Arbeitnehmer auf Lohnansprüche reduziert die Beitragsforderung nicht, denn der Beitragsanspruch ist bereits entstanden) aber Sie können die auf möglichen Phantomlohn fälligen Sozialabgaben nachzahlen und sind bei späteren Betriebsprüfungen auf der sicheren Seite. Und Sie können mit uns Ihre Verträge anpassen, damit entsprechende schriftliche Vereinbarungen künftig weniger Raum für Fehler lassen.

Mit freundlichen Grüßen

Roland Franz & Partner

Roland Franz
Steuerberater

Zitat der Woche:

„Die geringste anfängliche Abweichung von
der Wahrheit multipliziert sich später tausendfach.“
Aristoteles