Streitpunkt zwischen Unternehmen und Finanzämtern Fahrtenbuch Teil I

Essen, 21.02.2024

 

Sehr geehrte Damen und Herren,

selbst wenn sich Unternehmer und Mitarbeiter die größte Mühe geben, Prüfer des Finanzamts finden doch meist Mängel oder Fehler beim Führen eines Fahrtenbuchs. Schon bei den kleinsten Mängeln verwirft der Prüfer des Finanzamts das Fahrtenbuch.

Die Folge: Der zu versteuernde Betrag für die Privatnutzung des Firmenwagens und für die Fahrten zwischen Wohnung und Betrieb wird entweder nach der 1-Prozent-Regelung ermittelt oder er wird bei einer unterstellten betrieblichen Nutzung von weniger als 50 Prozent geschätzt.

Anforderung an ein Fahrtenbuch

Die wichtigsten Voraussetzungen für das Führen eines Fahrtenbuchs sind folgende:

  • Ein Fahrtenbuch aus Papier muss in gebundener Form geführt werden (zum Fahrtenbuch in elektronischer Form, werden wir in der nächsten Ausgabe berichten).
  • Der Unternehmer oder Arbeitnehmer müssen jede Fahrt – egal ob betrieblich oder privat – mit  Datum, Kilometerstand zu Beginn und Ende der Fahrt auszeichnen.
  • Festzuhalten sind zudem das Ziel der Fahrt, der Reisezweck sowie die Namen der aufgesuchten Kunden oder Geschäftspartner.
  • Die Aufzeichnungen müssen zeitnah, vollständig und korrekt in einer gebundenen Form erfasst sein.
  • Nachträgliche Änderungen dürfen entweder nicht möglich sein oder sie müssen nachvollziehbar protokolliert werden.

Typische Fehler beim Fahrtenbuch

Meldet sich ein Prüfer des Finanzamts zu einer Betriebs- oder Lohnsteuerprüfung an, kommt es bei so manchem Betriebsinhaber in puncto Fahrtenbuch zu einer Kurzschlusshandlung. Die korrekten Aufzeichnungen werden für mehrere Jahre in ein neues Papierfahrtenbuch sauber und sorgfältig übertragen, damit der Prüfer des Finanzamts keine Bedenken äußern kann. Dabei können genau diese neuen Aufzeichnungen steuerlich verhängnisvoll werden.

Denn der Prüfer wird misstrauisch, wenn ihm ein Fahrtenbuch in einer gleichbleibenden Schriftform über viele Jahre immer mit demselben Stift und ohne Gebrauchsspuren vorgelegt wird. Ein typischer Fehler bei dieser unnötigen Aktion ist die Verwendung eines Papierfahrtenbuchs, das für das Jahr, für das die Aufzeichnungen nachgetragen werden, noch gar nicht im Handel existiert hat.

Folge: Der Prüfer wird das Fahrtenbuch als steuerlich unwirksam einstufen.

Fahrtenbuch muss gebunden sein

Ein fataler Fehler liegt auch vor, wenn Sie für das Fahrtenbuch jeden Tag ein neues Blatt Papier verwenden und diese Blätter in einem Ordner abheften. Das Fahrtenbuch muss in gebundener Form geführt werden. Nur so sind nachträgliche Manipulationen durch den Austausch von einzelnen Blättern nicht mehr möglich. Selbst wenn die Aufzeichnungen von Ihnen ehrlich geführt werden, ist bei einem ungebundenen Fahrtenbuch die steuerliche Verwerfung vorherzusehen.

Dasselbe Problem haben Sie, wenn Sie jede einzelne Fahrt ehrlich und zeitnah in einer Exceltabelle eintragen. Auch hier wird das Finanzamt die steuerliche Wirksamkeit des Fahrtenbuchs verneinen. Denn bei Excel-Aufzeichnungen können Sie jederzeit Änderungen vornehmen, die nicht nachvollziehbar dokumentiert werden. Es genügt für die steuerliche Unwirksamkeit des Fahrtenbuchs also, dass die bloße Möglichkeit von Manipulationen besteht. Ob diese tatsächlich stattgefunden haben, muss der Prüfer nicht nachweisen.

Typische Überprüfungsmethoden

Egal, ob Papierfahrtenbuch oder elektronisches Fahrtenbuch – bei Betriebsprüfungen sind insbesondere folgende Überprüfungen der Aufzeichnungen zu erwarten.

  • Der Prüfer des Finanzamts stimmt die Kilometerstände laut Fahrtenbuch und Werkstattrechnungen ab.
  • Der Prüfer sucht nach Mängeln bei den Aufzeichnungen (Fahrten vergessen, Fahrtziel nicht erfasst, Änderungsmöglichkeit ohne ­ Protokollierung beziehungsweise ohne plausiblen Nachweis der ­Änderung).
  • Es werden die Telemetriedaten des elektronischen Fahrtenbuchs ausgelesen. Dabei sucht der Prüfer stichprobenartig nach Umwegfahrten aus privaten Gründen, die nicht aufgezeichnet wurden. Gesucht wird in diesen Daten auch nach Eintragungen, die nicht mehr zeitnah erfolgten.

Strafrechtliche Beurteilung bei „Fehleintragungen“

Das Fahrtenbuch stellt, wie auch Rechnungen, eine Urkunde dar, weil es zum Beweis im Rechtsverkehr geeignet und bestimmt ist.

Die Einzelheiten:

Das Fahrtenbuch stellt eine Urkunde im Sinne von § 267 Strafgesetzbuch dar. Bei falschen Eintragungen und/oder bewussten Manipulationen machen Sie sich wegen Steuerhinterziehung strafbar. Hinzu kommt: Wenn die Bußgeld- und Strafsachenstelle, die zur Aufklärung und Verfolgung von Steuerhinterziehung zuständig ist, z.B. im Rahmen einer Betriebsprüfung Urkundenfälschung (strafbar gem. § 267 StGB), nämlich inhaltlich falsche oder erfundene Eintragungen entdeckt, gibt sie den Fall an die Staatsanwaltschaft ab.

Fazit: Zu dem Verfahren wegen Steuerhinterziehung kommt noch ein Verfahren wegen Urkundenfälschung (hinzu).

 

 

Zitat der Woche

 

„Grundsätze dürfen selten unsere Taten regieren und müssen sie doch oft entschuldigen.“

 

Charles Tschopp

 

 

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01.02.2022 Längere Frist beim Investitionsabzugsbetrag
25.01.2022 Steuerfreie (Corona-) Sonder-zahlungen an Arbeitnehmer bis 31.02.2022 verlängert
18.01.2022 Falsche Rechnungen vom "Bundesanzeiger"
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22.07.2021 Finanzverwaltung kreiert in der Corona-Pandemie neue Vordrucke
16.07.2021 Corona-Soforthilfe
21.06.2021 Erhöhung des Mindestlohns zum 01.07.2021
17.06.2021 Kurzarbeit
25.05.2021 Unregelmäßige Postzustellung
10.05.2021 Kaufkraft des Arbeitnehmers steigern und Lohnnebenkosten sparen Teil 3: Steuerfreie Sachbezüge
03.05.2021 Kaufkraft des Arbeitnehmers steigern und Lohnnebenkosten sparen Teil 2: Sonderregelungen aufgrund der Corona-Pandemie
26.04.2021 Kaufkraft des Arbeitnehmers steigern und Lohnnebenkosten sparen Teil 1: Der steuerfreie 44 €-Sachbezug
15.04.2021 Übungsleiter-Freibetrag /
steuerfreie Pauschale für
ehrenamtliche Helfer /
Erhöhung der Einnahmegrenze
für Vereine
25.03.2021 Technische Sicherheitseinrichtung TSE
18.03.2021 Nutzungsdauer von Computern und Software
01.03.2021 Doppelbesteuerung von Rentnern
19.02.2021 Die Phantomfalle bei der Betriebsprüfung
01.02.2021 Corona-Januarhilfe
22.01.2021 Erweiterte Meldepflicht für geringfügig Beschäftigte ab 01.01.2021
07.01.2021 Besteuerung des auf ein Arbeitszimmer entfallenden Gewinns beim Verkauf selbst genutzter Wohnimmobilien
07.01.2021 Anhebung des Mindestlohns
12.11.2020 Nepper, Schlepper, Bauernfänger: "Brancheneintrag"
15.10.2020 E-Rechnungen ab November 2020 in einigen Bereichen Pflicht
01.10.2020 Ausblick 2021/2022 Gesetzesänderungen und Referentenentwürfe
23.09.2020 Vermittlungsportal von Unterkünften liefert Kontrolldaten an Steuerfahndung
16.09.2020 BFH-Entscheid zu Aufwendungen für ein Erststudium
26.08.2020 Alle Jahre wieder: Abzocke
19.08.2020 Echt oder unecht? Wenn es um ein gefälschtes Testament geht
04.08.2020 Banking endlich ohne Bank
24.07.2020 Ausgleichspflicht unter Erben
10.07.2020 Besteuerung von Lebensversicherungen
01.07.2020 Strafbarkeitsrisiken bei den Corona-Soforthilfen
24.06.2020 Weitere Sonderregelungen aufgrund der Corona-Pandemie
19.06.2020 Hilfspaket aus Berlin - Umsatzsteuer
17.06.2020 Corona-Soforthilfen
10.06.2020 Steuerliche Hilfsmaßnahmen zur Bewältigung der Corona-Krise
29.05.2020 Betriebsprüfung, Einzelaufzeichnungspflicht, Kassendokumentation
15.05.2020 Verfahrensdokumentation
08.05.2020 Vermächtnis oder Erbeinsetzung - was ist sinnvoller?
29.04.2020 Geldwerter Vorteil für Elektro-Dienstwagen
15.04.2020 Verträge eines Verstorbenen - was muss beachtet werden?
08.04.2020 Barlohn/Sachbezug/44 €-Freigrenze
06.04.2020 Nepper - Schlepper - Bauernfänger: Web Hosting
16.03.2020 Kanzleierreichbarkeit
10.03.2020 Schenkungen
04.03.2020 Betriebsausgaben vom Privatkonto
25.02.2020 Nepper - Schlepper - Bauernfänger
11.02.2020 Verschärfte Voraussetzungen für die Steuerbefreiung von innergemeinschaftlichen Lieferungen
27.01.2020 Bundesverfassungsgericht zu Studiengebühren
22.01.2020 Für mehr Klimaschutz - Steuerliche Förderung energetischer Sanierungen an selbst genutztem Wohneigentum
08.01.2020 Neue Steuergesetze ab 2020
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06.12.2019 Festlegung wöchentlicher Arbeitszeit bei Teilzeitkräften
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