Elektronische Rechnungen
Die Übergangsfristen zur Pflicht, nur noch elektronische Rechnungen mit strukturierten Daten zu verschicken, neigen sich dem Ende zu

Sehr geehrte Damen und Herren,

bis Ende dieses Jahres müssen alle Unternehmen im B2B-Geschäftsverkehr auf die elektronische Rechnung im ZUGFeRD- oder XRechnungs-Format umgestellt haben (Ausnahme gibt es nur noch für Kleinstunternehmen bis 800.000 € Jahresumsatz; die haben noch ein Jahr zusätzliche Übergangsfrist).

Ab dem 1.1.2027 dürfen bei Papier- bzw. PDF-Rechnungen keine Vorsteuerabzüge mehr getätigt werden (!). Wird dies falsch verbucht und die Vorsteuer abgezogen, kann es bei der nächsten Steuerprüfung ein böses Erwachen und große Steuernachzahlungen geben.

Für die Unternehmen, die noch kein E-Rechnungsprojekt gestartet haben oder deren Projekt zeitlich hinkt, wird es nun höchste Zeit!

An dieser Stelle noch einmal kompakt, was die E-Rechnungspflicht konkret bedeutet:

     Die gesetzliche Grundlage: § 14 UStG in der Fassung des Wachstumschancen-
     gesetzes (2024).

• Ab 01.01.2025 (bereits gültig): – Alle inländischen B2B-Unternehmen müssen
  E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können – zulässige Formate: XRechnung und ZUGFeRD mit strukturierten XML-Rechnungsdaten – Papierrechnungen sind nur noch mit Zustimmung des Empfängers zulässig (Ausnahme: Rechnungen unter 250 EUR gem. Kleinbetragsregelung). Normale PDF-Rechnungen sind im B2B-Geschäft nicht mehr statthaft.
  
  
• Ab 01.01.2027 (Sendepflicht): – Alle Unternehmen müssen E-Rechnungen versenden.
  Ausnahme bis 31.12.2027: Unternehmen mit Vorjahresumsatz unter 800.000 EUR dürfen noch sonstige Rechnungen senden — aber müssen E-Rechnungen empfangen.
  
  
• Ab 01.01.2028: – Vollständige Pflicht für alle Unternehmen, unabhängig vom Umsatz.
  
  
• Und nach GoBD muss jedes Unternehmen die eingehenden und ausgehenden Rechnungen revisionssicher, elektronisch archivieren!

Alle Unternehmen, die heute schon eine Fakturier-, Warenwirtschafts-, ERP- oder Branchenlösung einsetzen, sollten sich mit ihrem Software-Hersteller in Verbindung setzen und die aktuellste Version zur E-Rechnungs-Verarbeitung installieren. Existiert ggfs. der Software-Hersteller nicht mehr oder hat keine E-Rechnungslösung, dann wird es jetzt höchste Zeit, um auf eine neue Software umzusteigen.

Alle, die heute noch Rechnungen mit Word, Excel oder sonst. nicht strukturierten Programmen erstellen, müssen schnellstens auf eine elektronische Rechnungsschreibung umstellen.

Die seit 2015 geltende GoBD („Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“) gilt natürlich auch für E-Rechnungen – das heißt: auch „E-Rechnungen müssen unmittelbar nach Eingang oder Entstehung gegen Verlust gesichert werden“ (Archivierungspflicht).

Jedes Unternehmen benötigt ein revisionssicheres E-Rechnungs-Archivierungs-System! Es muss außerdem sichergestellt werden, dass die sog. „progressive“ und „retrograde Prüfung“ der Belege für die gesamte Dauer der Aufbewahrungsfrist und in jedem Verfahrensschritt möglich ist.

Zitat der Woche

„Das stärkste Prinzip des Wachstums liegt in der menschlichen Entscheidung.“

George Eliot

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