|
Fahrtenbuch führen (und ordnungsgemäß ausfüllen)
Sehr geehrte Damen und Herren,
in der letzten Zeit wird das Thema „Private Kfz-Nutzung 1%-Regelung/Fahrtenbuch“ immer wieder Thema bei Betriebsprüfungen. Wir haben selbst bei Gesprächen immer wieder auf dieses Thema hingewiesen und darum gebeten, die gesetzlichen Normen unbedingt einzuhalten. In der Literatur und im Internet werden häufig Maßnahmen zur Vermeidung der privaten Kfz-Nutzung aufgeführt. Allerdings, wenn man diese Empfehlungen aufmerksam durchliest, wird man feststellen, dass bei jedem dritten Satz der Vermerk steht „Für diese Aussage wird keine Haftung übernommen.“.
Aus gegebenem Anlass erhalten Sie diesmal ausnahmsweise eine umfängliche Dokumentation der Thematik 1 %-Regelung/Fahrtenbuch.
Wer einen Firmenwagen nutzt, muss sich steuerlich zwischen der 1%-Methode und dem Fahrtenbuch entscheiden – beide Varianten haben Vor- und Nachteile, die von der betrieblichen Nutzung und den Fahrzeugkosten abhängen. Wir befassen uns nachfolgend ausführlich mit der Führung des Fahrtenbuches.
Definition: Was ist ein Fahrtenbuch?
In einem Fahrtenbuch wird jede einzelne Fahrt mit dem dienstlich genutzten Pkw protokolliert. So kann das Finanzamt bei einer Prüfung die tatsächlichen Nutzungsanteile betrieblicher und privater Fahrten nachvollziehen. Damit dieses Nachweisdokument vom Finanzamt anerkannt wird, müssen Sie das Fahrtenbuch exakt, d.h. akribisch (!) führen. Hierfür gibt es allerdings einige Anforderungen, die Sie in Bezug auf Form und Inhalt unbedingt erfüllen sollten.
Strenger Maßstab des Finanzamts
Das Finanzamt ist bei der Überprüfung des Fahrtenbuchs sehr streng. Sobald Indizien dafür vorliegen, dass das Fahrtenbuch Mängel aufweist, wird es steuerlich als unbrauchbar eingestuft und der Privatanteil nach der 1-Prozent-Regelung oder im Rahmen einer sehr fiskalischen Schätzung ermittelt. Deshalb gilt: wenn Sie sich schon die Mühe machen, ein Fahrtenbuch zu führen, sollten Sie unbedingt die folgenden Vorgaben beherzigen.
Anforderungen an ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch
Damit das Fahrtenbuch von der Finanzverwaltung anerkannt, d.h. nicht verworfen wird, muss es in seiner Form einige Anforderungen erfüllen:
- Zeitnahe Dokumentation: Sie müssen die einzelnen Fahrten unmittelbar nach der Fahrt erfassen.
- Geschlossene Form: Nachträgliche Korrekturen im Fahrtenbuch müssen kenntlich gemacht und erläutert werden oder ausgeschlossen sein. Wird das Fahrtenbuch in Papierform geführt, muss es gebunden sein, damit keine Einzelblätter ausgetauscht werden können.
- Fortlaufender Zusammenhang: Sie müssen alle Fahrten mit dem Firmenwagen lückenlos erfassen, damit das Finanzamt diese nachvollziehen kann.
- Unveränderbarkeit: Grundsätzlich dürfen Fahrtenbucheinträge nicht nachträglich verändert werden.
Werden die Anforderungen nicht erfüllt und kommt es zu einer Betriebsprüfung, kann der private Nutzungsanteil mit der 1-Prozent-Regelung berechnet werden.
Welche Fahrten sind im Fahrtenbuch zu unterscheiden?
Sobald Sie ein Geschäftsfahrzeug aktiv nutzen und für verschiedene Zwecke nutzen, müssen Sie für den Nachweis per Fahrtenbuch folgende Fahrten mit dem Firmenfahrzeug unterscheiden und im Fahrtenbuch dokumentieren:
- Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte
- und bei doppelter Haushaltsführung: Familienheimfahrten.
Pflichtangaben im Fahrtenbuch
Ganz gleich, ob Sie ein digitales oder manuelles Fahrtenbuch führen, sind die Finanzbeamten auf
bestimmte Auskünfte angewiesen. Deswegen muss jedes Fahrtenbuch – ob handschriftlich oder elektronisch geführt – diese grundlegenden Infos enthalten:
- Amtliches Kennzeichen des Firmenwagens
- Kilometerstand des Fahrzeugs am 01.01. und 31.12. des dokumentierten Jahres bzw. für den Zeitraum zwischen Kaufdatum und Verkaufsdatum des Firmenwagens
Des Weiteren sind für jede Fahrt bestimmte Mindestangaben erforderlich, damit das Finanzamt alle Einträge im Fahrtenbuch nachvollziehen bzw. überprüfen kann. Je nach Art der Fahrt (Betriebsfahrt, Privatfahrt) werden unterschiedliche Informationen verlangt. Betriebliche Fahrten sind genauer aufzuzeichnen als Privatfahrten mit dem Firmenwagen.
Pflichtangaben bei betrieblichen Fahrten
- Kilometerstand vor Abfahrt und bei Ankunft
- Reiseziel (Ort, Straße, Hausnummer) und Grund der Fahrt
- bei Umwegen die Reiseroute und Begründung
Beispiel: Dokumentation einer Fahrt Essen > München:
TT.MM.JJJJ, Kilometerstand bei Abfahrt, Reiseziel (Essen, Straße, Hausnummer) und Grund der Fahrt – ggf. Gesprächspartner.
Zwischenstopp: Tanken an der Autobahn in Frankfurt
Kilometerstand bei Ankunft, Begründung: Tanken an der Shell-Tankstelle Airportring, Beim Tor 21, Frankfurt a.M. (ergibt sich aus dem Tankbeleg), Kilometerstand bei Abfahrt in Richtung München.
Ankunft in München: Datum, Kilometerstand bei Ankunft, München, Straße, Hausnummer
Angaben für Privatfahrten
Privatfahrten mit dem Firmenwagen müssen nicht so ausführlich dokumentiert werden. Folgende Angaben sind notwendig, wenn Sie aus privaten Gründen Ihr Geschäftsauto nutzen:
- Datum
- Kilometerstand zu Beginn und zum Ende der Fahrt
Da im Rahmen der Privatnutzung auch Ihre Privatsphäre geschützt sein soll, sind Angaben zum Reisezweck nicht erforderlich.
Erleichterungen für bestimmte Berufsgruppen
Damit das Führen eines Fahrtenbuchs für berufsbedingte Vielfahrer nicht zu aufwendig wird, wurden für einige Berufsgruppen Erleichterungen beim Detailgrad der Aufzeichnungen geschaffen. Diese Regelung gilt für folgende Berufsgruppen:
- Handelsvertreter
- Kurierdienstfahrer
Fazit: Das Fahrtenbuch ist die genaueste Lösung!
Ein Fahrtenbuch richtig zu führen, verlangt viel Disziplin. Anhand der im Fahrtenbuch erfassten Daten können Sie jedoch genau ermitteln, zu welchem Prozentsatz Sie den Firmenwagen privat genutzt haben. Wichtig, um den privaten Anteil an den Gesamtkosten des Dienstwagens zu berechnen.
Welches Fahrtenbuch wird vom Finanzamt anerkannt?
Es gibt unterschiedliche Möglichkeiten, Fahrtenbuch zu führen, um den Firmenwagen abzusetzen: handschriftliche Fahrtenbücher oder elektronische Fahrtenbücher.
Doch Achtung: Das Finanzamt achtet bei der Prüfung von Fahrtenbüchern vor allem auf vollständige und unveränderbare Fahrtenbuch-Einträge. Nicht jede Form von Fahrtenbuch erfüllt diese Bedingung. Und noch einmal: wenn das Finanzamt das Fahrtenbuch des Firmenwagens wegen fehlender Angaben oder falscher Führung nicht anerkennt, wird für die Besteuerung der Privatfahrten alternativ die 1-%-Regel angewandt.
- Excel-Fahrtenbücher: Excel-Tabellen werden als Fahrtenbücher nicht vom Finanzamt anerkannt, da die Einträge keinen Zeitstempel haben und die Unveränderbarkeit somit nicht gewährleistet werden kann.
- Fahrtenbuch-Hefte: Wer Fahrtenbücher für seinen Firmenwagen in Papierform führt, muss darauf achten, dass Änderungen generell nicht möglich sein dürfen und nur in Ausnahmefällen (!) erlaubt sind. Das Fahrtenbuch darf keine Leerzeilen enthalten. Außerdem ist hier auf eine gebundene Form zu achten – Einzelblätter sind nicht zulässig!
- Elektronische Fahrtenbücher: Der Vorteil elektronischer Fahrtenbücher ist die automatische Aufzeichnung der Fahrten mit dem Firmenwagen. Die intelligente Software nimmt Ihnen viel
Arbeit ab. Wer sein Fahrtenbuch elektronisch führen möchte, sollte jedoch den Anbieter gut auswählen. Hier können auch die Kosten eines elektronischen Fahrtenbuchs variieren. Achten Sie bei Ihrer Auswahl auf die Konformitätserklärung des Anbieters. Elektronische Fahrtenbücher sind vom Finanzamt anerkannt, wenn Änderungen technisch ausgeschlossen sind bzw. im Programm dokumentiert Führen Sie Updates des Softwareherstellers regelmäßig durch. Elektronische Fahrtenbücher funktionieren meist mit einer App, die Sie auf Ihr Smartphone herunterladen können.
Wann wird ein Fahrtenbuch vom Finanzamt nicht anerkannt?
Ein Fahrtenbuch wird vom Finanzamt unabhängig von der Form nicht anerkannt, wenn es nicht ordnungsgemäß geführt ist. Das ist z. B. der Fall, wenn es
- Lücken aufweist, also unvollständig ist.
- nicht fortlaufend und chronologisch geführt ist.
- rückwirkend erstellt wurde, z. B. weil es verlorengegangen ist.
- nicht schlüssig ist, etwa wenn für einen bestimmten Tag eine Tankquittung als Buchungsbeleg existiert, die in einem Ort ausgestellt wurde, der aber laut Fahrtenbuch gar nicht an dem Tag besucht wurde (Beispiel: Im Fahrtenbuch ist für den TT.MM.2026 als Ort Berlin ausgewiesen, aber die Tankquittung stammt von einer Tankstelle in Hannover).
Ein schriftliches Fahrtenbuch ist nicht finanzamtskonform, wenn es
- Leerzeichnen oder Leerseiten enthält
- nicht in geschlossener Form vorliegt, beispielsweise einzeln abgeheftete Tabellenblätter (z. B. Excel-Tabellen) abgegeben wurden.
- nicht manipulationssicher
Ein elektronisches Fahrtenbuch wird vom Finanzamt nicht anerkannt, wenn die Anforderungen an ein elektronisches Fahrtenbuch nicht erfüllt sind. Das trifft z. B. in folgenden Fällen zu:
- Neben ergänzenden Daten zur jeweiligen Fahrt (z. B., ob es sich um eine private oder betriebliche Fahrt gehandelt hat), können weitere Änderungen hinzugefügt werden – auch nachträglich.
- Der GPS- Tracker zeichnet zwar Bewegungsdaten und Zeiten auf; diese können jedoch im Nachhinein geändert oder bearbeitet werden.
Wie lange sollten Sie Fahrtenbücher aufbewahren
Da Fahrtenbücher als Nachweisdokumente für Betriebsausgaben herangezogen werden, müssen Sie das Fahrtenbuch 6 bis 10 Jahre aufbewahren (ausführliche Erläuterung siehe Fn 1). Dabei beginnt die Aufbewahrungsfrist zum Ende des Kalenderjahres, in dem die letzte Eintragung in das Fahrtenbuch vorgenommen wurde.
Diesen Fehler sollten Sie vermeiden
Vor einer Betriebsprüfung des Finanzamts schreiben viele Unternehmer ihr Fahrtenbuch neu und ordentlich nach, damit der Prüfer die Aufzeichnungen wegen der unordentlichen Schrift steuerlich nicht verwirft. Ein fataler Fehler: Das Nachschreiben des Fahrtenbuchs (aus welchen Gründen auch immer) für Ihren Firmenwagen, führt definitiv zu einer Nichtanerkennung. Denn: es fehlt an den „zeitnahen“ Aufzeichnungen.
Elektronisches Fahrtenbuch z.B. von Lexware
Das System besteht aus einem kleinen Stecker für Ihr Auto und einer App. So werden alle Fahrten automatisch erfasst, sicher gespeichert und lassen sich einfach verwalten.
Wie funktioniert das elektrische Lexware-Fahrtenbuch
Sie stecken den Fahrtenbuchstecker in die entsprechende Schnittstelle in Ihrem Fahrzeug. Sobald Sie parken, überträgt dieser die Daten direkt an die App. Diese können Sie auf Ihrem Smartphone, Tablet oder PC downloaden. Sie ist sowohl für IOS als auch für Android erhältlich. Vergessen Sie eine Fahrt zu bearbeiten, wird diese automatisch als Privatfahrt erfasst. So wird sichergestellt, dass Ihr Fahrtenbuch lückenlos bleibt. Die Software des elektronischen Fahrtenbuchs verschlüsselt Ihre Daten anschließend mit SSL und speichert diese für 10 Jahre.
Welche Vorteile bringt es, ein Fahrtenbuch zu führen?
Manchen Unternehmern sind die regelmäßigen Eintragungen lästig, weshalb sie sich direkt für die 1-Prozent-Regelung entscheiden. Doch treffen gewisse Faktoren zu, kann ein Fahrtenbuch um einiges profitabler sein.
Bei den folgenden Bedingungen ist es lukrativer, für deinen Dienstwagen ein Fahrtenbuch zu führen:
- Es handelt sich um ein Fahrzeug mit hohem Listenpreis. Wichtig: Je teurer der Pkw ist, desto höher ist im Rahmen der 1-Prozent-Regelung auch der geldwerte Vorteil, den Sie versteuern müssen.
- Sie planen, einen Gebrauchtwagen als Dienstfahrzeug einzusetzen.
- Sie nutzen das Firmenauto wenig für private Fahrten.
- Sie legen eine weite Strecke zwischen Ihrer Wohnung und Ihrem Arbeitsplatz zurück.
- Die Unterhaltungskosten wie Benzin, Kfz-Steuer und Versicherung, die Sie als Betriebsausgaben absetzen können, sind niedrig.
- Das Fahrzeug ist bereits voll abgeschrieben.
Trifft eines oder mehrere Kriterien aus dieser Liste zu, ist es rentabler, ein Fahrtenbuch zu führen. Sollte sich nach einigen Monaten herausstellen, dass sich die Ersparnisse in Relation zum Aufwand nicht viel unterscheiden, ist die Zeit des Fahrtenbuches dennoch absehbar: Bis zum Ende des Kalenderjahres müssen Sie das Fahrtenbuch führen, danach könnten Sie zur 1-Prozent-Regelung wechseln. Innerhalb des laufenden Kalenderjahres können Sie nicht von einer Variante zur anderen wechseln. Die Entscheidung für das Fahrtenbuch oder die 1-Prozent-Regelung gilt immer vom 01.01.-31.12 bzw. vom Datum des Kaufs bis zum Verkaufsdatum des Dienstwagens.
Zusammenfassung:
Die folgenden Punkte geben Ihnen und dem Fahrtenbuch die nötige Struktur:
- Tägliche Fahrten einzeln in das Fahrtenbuch eintragen.
- Führen Sie das Fahrtenbuch unmittelbar nach der Fahrt.
- Fassen Sie mehrere Ziele nicht zusammen, sondern listen diese einzeln auf.
- Achten Sie auf eine genaue Bezeichnung von Ortsnamen.
- Nennen Sie einen klar formulierten Reisegrund.
- Führen Sie ggf. die Namen der Ansprechpartner auf.
- Vermeiden Sie Abkürzungen.
- Halten Sie sich an eine klare Trennung zwischen beruflichen und privaten Fahrten und listen Sie diese einzeln auf.
Fußnote(n):
(Fn 1) Ein steuerlich genutztes Fahrtenbuch muss in Deutschland grundsätzlich sechs bis zehn Jahre aufbewahrt werden. Die genaue Frist richtet sich nach dem Status des Halters gemäß der Abgabenordnung (§ 147 AO):
10 Jahre für buchführungspflichtige Unternehmen und Gewerbetreibende, oder
6 Jahre für nicht buchführungspflichtige Selbstständige und Arbeitnehmer.
Die Frist startet jeweils am Ende des Kalenderjahres, in dem das Fahrtenbuch geschlossen wurde.
Zitat der Woche
„Erfolg ist die Summe kleiner Anstrengungen, die tagein, tagaus wiederholt werden.“
Robert Collier
Haben Sie noch Fragen? Gerne können Sie uns per Telefon oder E-Mail erreichen.
Wir sind für Sie da!
Weitere Informationen über unser Unternehmen erhalten Sie im Internet unter
www.franz-partner.de
|
