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Verfahrensdokumentation

Essen, 15.05.2020

Sehr geehrte Damen und Herren,

während der Corona-Pandemie hatten sich auch die Betriebsprüfer zurückgehalten und keine Termine wahrgenommen bzw. vereinbart. Jetzt, nachdem eine Lockerung eingetreten ist, kommen die ersten Prüfungsanordnungen wieder ins Haus geflattert.

Interessant ist allerdings, dass auf dem Beiblatt zur Prüfungsanordnung bei allen Betriebsprüfungen u. a. die Verfahrensdokumentation angefordert wird.

Seit die neuen GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff)

in Kraft getreten sind, ist es im Jahr 2019 relativ ruhig zu dieser Thematik geblieben. Es scheint jetzt aber ein anderer Wind zu wehen, denn insbesondere jüngere Betriebsprüfer, die erst gerade von den Schulungsmaßnahmen kommen, stürzen sich anscheinend auf diese Thematik.

Nach wie vor muss man zu diesem Thema sagen, dass eine Verfahrensdokumentation im Rahmen der sogenannten GoBD tatsächlich Bestandteil einer ordnungsgemäßen Finanzbuchhaltung ist. Niemand weiß allerdings, wie eine Verfahrensdokumentation aussieht, so dass auch ein Betriebsprüfer nicht in der Lage ist, diese mit gesetzlichen Vorgaben zu vergleichen. Fakt ist allerdings, dass die Finanzverwaltung auf dem Standpunkt steht, dass, sofern die Verfahrensdokumentation fehlt, dies einen eklatanten Mangel in der Finanzbuchhaltung darstellt und somit zur Nichtordnungsmäßigkeit der Finanzbuchhaltung führt.

Ein Ausbildungsleiter der Betriebsprüfer in Nordrhein-Westfalen steht auf dem Standpunkt, dass das Fehlen einer Verfahrensdokumentation zu einer Zuschätzung führt und zwar auch dann, wenn keine weiteren Beanstandungen vorliegen.

Diese Meinung dürfte rechtlich nicht haltbar sein, allerdings werden die Finanzgerichte und der Bundesfinanzhof wahrscheinlich erst in den nächsten Jahren über derartige Fälle entscheiden und uns in ihrer Weisheit dann mitteilen, was richtig und was falsch ist. Bis entsprechende Gerichtsurteile vorliegen, werden allerdings noch etliche Jahre vor uns liegen, in denen man sich in diesem Punkt mit der Finanzverwaltung auseinandersetzen muss.

Jeder Unternehmer sollte sich aber trotzdem mit dieser Thematik beschäftigen. Hat man eine Verfahrensdokumentation für sein Unternehmen erstellt und ein Betriebsprüfer fragt nicht danach, hat man sich evtl. umsonst Arbeit gemacht. Wird allerdings danach gefragt, kann man umfangreichen Ärger wie Nachzahlungen, Einspruchs- und Klageverfahren vermeiden, die im Regelfall mit viel Zeit (lange Laufzeit der Verfahren) und Kosten verbunden sind. Ganz abgesehen von der nervlichen Belastung.

Wenn wir Ihnen in diesem Zusammenhang helfen können, sprechen Sie uns bitte an. Wir helfen Ihnen gerne.

Mit freundlichen Grüßen

Roland Franz & Partner

Roland Franz
Steuerberater