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Aufbewahrungspflichten - Aufbewahrungspflichten für Arbeitnehmer, Rentner und Vermieter

Essen, 10.04.2019

 

Sehr geehrte Damen und Herren,

 

wir werden immer wieder gefragt, welche Pflichten es bei der Aufbewahrung von Belegen und welche Fristen es zu deren Aufbewahrung gibt.

 

Eine Pflicht, Steuerunterlagen und Belege aufzubewahren gibt es nur für Steuerzahler, die zur Buchführung verpflichtet sind. Die Aufbewahrungsfrist beträgt in diesen Fällen sechs Jahre z.B. für Steuererklärungen und Steuerbescheide und zehn Jahre z.B. für den Jahresabschluss, Kassenbücher, Buchungsbelege usw. (Fn. 1).

 

Ein Arbeitnehmer, Rentner und/oder Vermieter ist nur bedingt verpflichtet, Steuerbescheide oder Belege aufzubewahren. Theoretisch könnten Sie nach Erhalt des Steuerbescheides Ihre Belege wegwerfen. Ebenso wenig gibt es eine Verpflichtung, den Steuerbescheid aufzuheben.

 

Theoretisch! Es gibt Ausnahmen!

 

a)

Belege, die das Finanzamt im Rahmen der Bearbeitung Ihrer Steuererklärung nicht angefordert hat, müssen ab Erhalt des Steuerbescheides noch ein Jahr aufgehoben werden (z.B. Spendenbescheinigung).

 

b)

Wir raten: Heben Sie Ihre Steuerbescheide einige Jahre auf, mindestens bis zum Ablauf der Festsetzungsfrist (Fn. 2), zumal der Steuerbescheid auch als Einkommensnachweis für bestimmte staatliche Leistungen oder Förderungen gilt.

 

c)

Belege und andere Nachweise sollten Sie bis zum Ablauf der Festsetzungsfrist (Fn. 2) aufheben. Bis zum Ablauf der Festsetzungsfrist kann ein Steuerbescheid noch durch die Finanzverwaltung geändert (berichtigt) werden. In diesem Fall wäre es gut, Unterlagen zur Hand zu haben, um Zweifelsfragen klären zu können bzw. auszuräumen.

 

d)

Darüber hinaus gibt es spezielle Fristen, die sich aus den unterschiedlichsten Gesetzen ergeben. So sind z.B. die Belege zu Handwerkerleistungen an Ihrem Haus zwei Jahre lang aufzubewahren.

 

Fußnoten:

Fn. 1)

§ 147 Absatz 3 Abgabenordnung (AO).

 

Fn. 2)
Damit Sie sicher sein können, dass das Finanzamt einen alten Steuerbescheid nicht mehr korrigiert, gibt es Verjährungsfristen. Im Steuerrecht heißen sie Festsetzungsfristen. Nach Ablauf der Festsetzungsfrist dürfen für ein abgelaufenes Kalenderjahr keine Steuererklärungen mehr abgegeben, keine Steuerbescheide mehr erlassen oder in irgendeiner Weise geändert werden. Das Finanzamt darf nicht mehr zu Ihrem Nachteil ändern, aber auch Sie dürfen keine Steuervorteile mehr durchsetzen.
Die Festsetzungsfrist beträgt vier Jahre (§ 169 AO). Und auch hierzu wiederum die Ausnahme: Bei leichtfertiger Steuerverkürzung beträgt die Festsetzungsfrist fünf Jahre, bei Steuerhinterziehung zehn Jahre.
 

Mit freundlichen Grüßen

 

Roland Franz & Partner

 

 

Roland Franz

Steuerberater

 

 

Zitat der Woche

"Mit schlechten Gesetzen und guten

Beamten lässt sich immer noch regieren.

Bei schlechten Beamten aber helfen uns die

besten Gesetze nichts."

 

Fürst Otto von Bismarck (1815 - 1898)

 

 

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